Sistem Manajemen Antrian

Sistem Manajemen Antrian adalah sistem cerdas yang membantu dalam mengelola Antrian orang. Ini memungkinkan pengelolaan arus dan tujuan kunjungan dari kontak awal ke layanan yang diberikan. Sistem ini menghasilkan jumlah data yang baik tentang waktu tunggu pelanggan, bagaimana mereka menunggu dan kinerja keseluruhan jika teller. Informasi ini membantu dalam meningkatkan proses organisasi dan meningkatkan perjalanan pelanggan secara keseluruhan.

Solusi Antrian bekerja berdasarkan 6 logika dasar

1. Informasi / Penunjukan
2. Alokasi & Arah
3. Menunggu & Komunikasi
4. Panggilan
5. Penerimaan
6. Pengelolaan

Pengangkatan- Tahap pertama dari logika adalah Pengangkatan atau Kedatangan Pelanggan, jadi dalam tahap ini pelanggan mencari janji di sana baik dengan datang langsung ke cabang atau dengan memesan tiket di sana secara online melalui web atau melalui aplikasi seluler.

• Pelanggan diberi tahu tentang waktu tunggu melalui teks Push-in, SMS
• Ketika mereka tiba di lokasi, peringatan pemberitahuan dikirim ke teller layanan

Alokasi & Arah- Tahap lanjutan setelah janji temu adalah alokasi dan arahan, dalam tahap ini pelanggan memasuki antrian baik dengan mengambil token dari kios tiket atau mengaktifkan tiket virtual mereka.

• Box Mesin Antrian Khusus / Mesin Token dipasang di titik-titik strategis di mana pelanggan masuk dan mendapatkan token untuk layanan yang mereka inginkan untuk meminta bantuan teller.
• Token virtual diaktifkan setelah mereka tiba (sekali lagi tergantung pada mekanisme dan logika)
• Pelanggan kemudian membuat tiket masuk di mana di semua informasi yang berkaitan dengan menunggu di sana dicetak. (waktu tunggu rata-rata, jumlah pelanggan sebelum giliran, dll.)

Waktu tunggu & Komunikasi- Setelah membuat tiket, pelanggan menuju ke area tunggu, di mana merek mencoba membuat di sana menunggu baik secara aktif maupun interaktif dengan media komunikasi interaktif yang diputar di layar tampilan. Begitu ada giliran muncul pesan ditampilkan di atas layar.

• Sistem signage digital ditempatkan di ruang tunggu, di mana semua video promosi diputar bersama dengan informasi tentang token penayangan saat ini.
• Penantian pelanggan menjadi aktif dan interaktif pada saat ini, mereka diinformasikan dan dididik tentang produk dan layanan baru.
• Pelanggan diberi tahu tentang perubahan penting dalam antrian melalui SMS dan pesan push atau pada aplikasi sistem manajemen antrian.

Panggilan / Penerimaan-  Dalam tahap ini pelanggan / pengunjung dipanggil untuk dilayani oleh teller layanan. Panggilan dilakukan melalui perangkat lunak yang dipasang di sistem teller.

• Pelanggan dapat dipanggil keluar dari belokan atau pengarahan ulang dibuat.
• Ada beberapa jendela penerusan panggilan (kas, meja), layar LED atau video yang dipasang di bagian depan tampilan antrian dan nomor tersebut dipanggil dengan panah arah.

Manajemen Data- Manajer cabang atau kepala klaster memiliki akses ke data yang dihasilkan oleh sistem manajemen antrian. Data yang dihasilkan berupa laporan statistik yang dilengkapi tabel-grafik, informasi lengkap tentang jangka waktu, waktu tunggu, waktu pelayanan, alasan kunjungan pelanggan, kinerja teller disajikan dalam laporan. Laporan ini dibuat secara real time dan membantu manajer cabang untuk memahami fungsi keseluruhan dari cabang yang ada.

Manfaat Sistem Manajemen Antrian

Ketika Anda melakukan sesuatu yang Anda sukai, waktu sepertinya berlalu begitu saja, tetapi jika Anda bosan menangis, menit bisa terasa seperti berjam-jam dan seperti yang disebutkan sebelumnya, pelanggan mulai kehilangan kesabaran setelah 13 menit. Dan apa yang lebih membosankan daripada menunggu dalam antrian? Terlepas dari era serba cepat dan layanan instan ini, orang tidak bisa lepas dari antrean ke dokter, di bank, untuk membayar tagihan atau membeli bahan makanan. Dalam dunia komersial yang berputar di sekitar pelanggan, manajemen antrian yang efektif sangat penting dan teknologi memainkan peran penting dalam hal ini. Ini melengkapi bisnis untuk mengelola pelanggan secara efektif bahkan selama jam sibuk dan musim puncak. Oleh karena itu, inilah beberapa manfaat dari sistem manajemen antrian-

Pemrosesan Lebih Cepat

Sistem Manajemen Antrian mengurus kebutuhan nasabah, mulai dari kedatangan mereka di cabang hingga saat persyaratan layanan terpenuhi di loket masing-masing. Ini juga membantu pelanggan memilih layanan yang diperlukan melalui telepon atau perangkat elektronik apa pun. Pelanggan kemudian memiliki kemudahan pergerakan sambil mempertahankan posisinya dalam antrian saat dia menerima tiket yang menampilkan nomor. Pelanggan juga dapat mengukur waktu tunggu mereka.

Peningkatan Produktivitas & Efisiensi Operasional

Sistem kendali antrian yang efektif dapat menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam efisiensi layanan organisasi. Saat mengantri, pelanggan ditangani dengan kecepatan yang cepat dan efisien dan lebih sedikit anggota staf yang dibutuhkan sehingga membebaskan waktu staf untuk menangani hal-hal penting lainnya.

Pengalaman Pelanggan yang Ditingkatkan

'Pelanggan adalah raja' dan membuat pelanggan senang adalah tujuan bisnis utama. Kios Manajemen Antrian menyediakan fungsionalitas untuk membagikan dan mencetak tiket bagi pelanggan untuk membantu mereka menikmati manfaat dari sistem antrian virtual. Pelanggan terhubung ke media visual interaktif sambil menunggu untuk dibantu. Dengan Perangkat Umpan Balik Pelanggan yang terpasang pada QMS, organisasi bisa mendapatkan umpan balik pelanggan instan. Data ini selanjutnya digunakan untuk meningkatkan pengalaman dan layanan pelanggan.

Keterlibatan Lebih Tinggi

Ini membantu menyediakan metode sistematis untuk memantau kinerja staf dalam proses bebas genggam yang efisien. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas layanan dan menghemat waktu dan uang organisasi Anda dengan menyelesaikan tugas yang membosankan secara otomatis. Pada gilirannya, ini meningkatkan produktivitas karyawan Anda dengan memungkinkan mereka untuk fokus pada bidang inti bakat mereka.

Mengurangi Waktu Tunggu

Dengan sistem antrian, waktu tunggu pelanggan bisa sangat berkurang. Manajer dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam memantau jalur dan mengalokasikan kembali sumber daya saat mereka diberi tahu. Waktu tunggu rata-rata dikurangi dengan manajemen antrian waktu nyata yang kemudian membantu organisasi mencegah gangguan layanan dan membantu bisnis untuk berjalan lebih efisien.

Pemantauan Kinerja Waktu Nyata 

Sistem manajemen antrian membantu memantau kinerja waktu nyata dan menawarkan laporan untuk tujuan manajemen strategis. Ini membantu manajemen puncak mengakses data dari semua cabang terdaftar secara real-time untuk memantau kinerja di seluruh perusahaan. Ini membantu organisasi untuk mengintegrasikan pelaporan ke dalam proses bisnis. Ini juga membantu membandingkan statistik pada staf dan melakukan analisis statistik data untuk kebutuhan masa depan.

Sumber: https://ace.aurionpro.com/what-is-queue-management-system/